Die Rechnung von 2023 im Ordner „offen“

Eine Schlussrechnung, auf die der Kunde nach zwei Mahnungen nicht mehr reagiert, können Sie bis zur Verjährung gerichtlich durchsetzen. Danach darf der Kunde die Zahlung verweigern (§ 214 BGB). Die Forderung erlischt nicht, und was er trotzdem zahlt, kann er nicht zurückverlangen. Vor Gericht genügt ihm aber die Einrede der Verjährung.

Verjährung von Forderungen zum Jahresende: so rechnen Sie die Frist

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB nicht am Tag der Rechnung, sondern mit dem Schluss des Jahres, in dem

  1. der Anspruch entstanden ist und

  2. Sie die Umstände und die Person des Schuldners kennen oder ohne grobe Fahrlässigkeit kennen müssten.

Bei eigenen Kunden ist der zweite Punkt praktisch immer erfüllt. Alle Forderungen eines Jahrgangs verjähren deshalb gemeinsam mit Ablauf des 31. Dezember drei Jahre später, ob sie im Januar oder im November entstanden sind.

Forderung entstanden im Jahr

Frist beginnt

Verjährt mit Ablauf des

2023

31.12.2023

31.12.2026

2024

31.12.2024

31.12.2027

2025

31.12.2025

31.12.2028

Werklohn: Wann ist die Forderung „entstanden“?

Beim Werkvertrag ist die Vergütung bei der Abnahme zu zahlen (§ 641 Abs. 1 BGB). Beim Bauvertrag, also bei Herstellung, Wiederherstellung, Umbau oder Beseitigung eines Bauwerks, einer Außenanlage oder eines Teils davon (§ 650a BGB), wird der Werklohn erst fällig, wenn das Werk abgenommen ist und Sie eine prüffähige Schlussrechnung erteilt haben (§ 650g Abs. 4 BGB). Prüffähig ist sie, wenn sie die erbrachten Leistungen übersichtlich aufstellt und für den Kunden nachvollziehbar ist. Erhebt der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt sie als prüffähig.

Verlassen Sie sich trotzdem nicht darauf, dass ohne Rechnung keine Frist läuft. Die Handwerkskammer Ulm nennt für den Verjährungsbeginn den Zeitpunkt der Abnahme als maßgeblich, nicht das Rechnungsdatum, und nimmt VOB/B-Verträge davon aus. Sicher sind Sie, wenn Sie ab dem Jahr der Abnahme rechnen. Liegen Abnahme und Schlussrechnung in verschiedenen Jahren und hängt viel Geld daran, lassen Sie den Fristbeginn anwaltlich prüfen.

Was die Frist anhält und was nicht

Maßnahme

Wirkung auf die Verjährung

Vorschrift

Zahlungserinnerung, Mahnung, Einschreiben, Anruf

keine

—

Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheids

Hemmung

§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB

Klage auf Zahlung

Hemmung

§ 204 Abs. 1 Nr. 1 BGB

Verhandlungen über die Forderung

Hemmung, bis eine Seite die Fortsetzung verweigert; Verjährung frühestens drei Monate danach

§ 203 BGB

Anerkenntnis des Kunden, z. B. Abschlagszahlung, Zinszahlung

Verjährung beginnt neu

§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB

Die Zeit der Hemmung wird nicht mitgezählt (§ 209 BGB), danach läuft der Rest weiter. Bei Mahnbescheid und Klage endet die Hemmung sechs Monate nach der rechtskräftigen Entscheidung oder dem sonstigen Ende des Verfahrens (§ 204 Abs. 2 BGB). Lassen Sie das Verfahren liegen, tritt die letzte Verfahrenshandlung an die Stelle des Verfahrensendes.

Ein Anerkenntnis setzt die Verjährung dagegen von vorn in Gang. Wer 500 € „als Teilzahlung“ überweist, erkennt die Forderung damit in der Regel an. Bewahren Sie Kontoauszug und Begleit-E-Mail auf.

Verhandlungen hemmen nur, solange sie wirklich laufen. Eine Form verlangt das Gesetz nicht, nachweisen müssen Sie sie im Streitfall trotzdem. Halten Sie Gespräche deshalb per E-Mail fest. Bei Streit über einzelne Positionen kommt auch eine schriftliche, befristete Vereinbarung in Betracht, in der der Kunde auf die Einrede der Verjährung verzichtet. Deren Formulierung lassen Sie am besten anwaltlich prüfen.

Der Mahnbescheid in sechs Schritten

Mit dem gerichtlichen Mahnverfahren sichern Sie eine unstreitige Geldforderung vor Jahresende, auch ohne Anwältin oder Anwalt.

  1. Zuständig ist das Amtsgericht an Ihrem eigenen allgemeinen Gerichtsstand, nicht an dem des Kunden (§ 689 Abs. 2 ZPO). Die Länder können das Mahnverfahren bei einzelnen Gerichten bündeln (§ 689 Abs. 3 ZPO), in Nordrhein-Westfalen etwa bei den Amtsgerichten Hagen und Euskirchen. Ohne allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland ist das Amtsgericht Wedding in Berlin zuständig.

  2. Den Antrag stellen Sie auf Papier oder über das Online-Mahnportal der Justiz (Suchbegriff „Online-Mahnantrag“). Das Portal prüft Ihre Angaben auf Plausibilität, dann drucken Sie den Antrag mit Barcode aus, unterschreiben und schicken ihn per Post. Ohne Papier geht es mit der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises (§ 702 Abs. 2 ZPO) oder, wie die IHK Köln beschreibt, mit qualifizierter elektronischer Signatur.

  3. In den Antrag gehören die Parteien, die genaue Bezeichnung der Forderung, Hauptforderung und Nebenforderungen wie Zinsen getrennt, die Erklärung, dass Ihre Gegenleistung erbracht ist, und das Gericht für ein streitiges Verfahren (§ 690 Abs. 1 ZPO).

  4. Die Gerichtsgebühr richtet sich nach der Höhe der Forderung und beträgt mindestens 38 € (Nr. 1100 KV GKG). Der Mahnbescheid fordert den Kunden auf, neben Forderung und Zinsen auch die Kosten zu zahlen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO).

  5. Das Gericht prüft nicht, ob Ihnen das Geld zusteht, und stellt den Mahnbescheid zu. Der Kunde hat zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder zu widersprechen (§ 692 Abs. 1 ZPO). Widerspricht er, geht die Sache auf Antrag ins streitige Verfahren.

  6. Reagiert der Kunde nicht, beantragen Sie innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids den Vollstreckungsbescheid. Sonst fällt die Wirkung des Mahnbescheids weg (§ 701 ZPO). Ein rechtskräftiger Vollstreckungsbescheid verjährt erst nach 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB).

Reicht der Antrag am 30. Dezember?

Gehemmt wird die Verjährung durch die Zustellung des Mahnbescheids, und die liegt oft erst im Januar. Nach § 167 ZPO wirkt die Hemmung dann auf den Eingang des Antrags beim Gericht zurück, wenn die Zustellung „demnächst“ erfolgt. Dafür sorgen Sie mit einem vollständigen Antrag, der richtigen Anschrift des Kunden und schnellen Antworten auf Rückfragen des Gerichts. Die Kostenrechnung kommt mit dem Mahnbescheid; bezahlen Sie sie zügig, sonst wird später kein Vollstreckungsbescheid erlassen (§ 12 Abs. 3 GKG). Weist das Gericht den Antrag zurück, bleibt die Rückwirkung nur erhalten, wenn Sie innerhalb eines Monats nach Zustellung der Zurückweisung Klage einreichen und diese demnächst zugestellt wird (§ 691 Abs. 2 ZPO). Die IHK zu Schwerin rät, sich auf die Rückwirkung nicht zu verlassen und rechtzeitig vor dem Jahresende zu handeln.

Beispiel: Badsanierung aus dem Herbst 2023

Alle Namen und Zahlen in den Beispielen sind erfunden. Ein Fliesenlegerbetrieb saniert für einen Privatkunden das Bad. Abnahme am 8. November 2023, Schlussrechnung Nr. 2023-118 vom 20. November 2023 über 6.840,00 €, zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Der Kunde rügt eine angeblich schiefe Fuge und zahlt nichts. Der Betrieb mahnt im Januar 2024 und noch einmal im März 2025, ohne Antwort.

In Variante A geht der Mahnantrag am Freitag, 18. Dezember 2026, beim Mahngericht ein, zugestellt wird am 8. Januar 2027. Weil die Zustellung demnächst erfolgte, ist die Verjährung ab dem 18. Dezember gehemmt. Bis zum Fristende fehlten an diesem Tag noch knapp zwei Wochen. Dieser Rest läuft erst weiter, wenn die Hemmung endet (§ 204 Abs. 2 BGB).

In Variante B hätte der Kunde am 14. März 2025 500 € „als Abschlag“ überwiesen und damit die Forderung anerkannt. Die Verjährung der Restforderung von 6.340,00 € hätte an diesem Tag neu begonnen, und der 31.12.2026 wäre für diese Rechnung nicht mehr der Stichtag.

In Variante C passiert nichts. Ab dem 1. Januar 2027 ist die Forderung verjährt. Erhebt der Kunde die Einrede, verliert der Betrieb vor Gericht, auch wenn die Fuge einwandfrei ist.

Ein Kunde, der Mängel behauptet, wird wahrscheinlich widersprechen. Die Verjährung bleibt trotzdem gehemmt, solange Sie das Verfahren weiter betreiben. Wie Sie vorher Verzug auslösen und Zinsen berechnen, steht in unserem Beitrag zu Zahlungserinnerung und Mahnung.

Checkliste für November und Dezember

Wichtiger Hinweis

Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Er gibt den Stand von Oktober 2026 wieder. Gesetze, Rechtsprechung und Verwaltungspraxis können sich jederzeit ändern. Prüfen Sie die Angaben vor einer Entscheidung anhand der genannten Quellen oder lassen Sie sich steuerlich oder rechtlich beraten. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr.