Was das Gesetz vom Foto verlangt
Die Abgabenordnung erlaubt, Buchungsbelege als Wiedergabe auf einem Bild- oder Datenträger aufzubewahren, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 147 Abs. 2 AO). Zwei weitere Bedingungen stehen direkt im Gesetz. Die Wiedergabe muss mit dem empfangenen Beleg bildlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wird. Und sie muss während der ganzen Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und sich unverzüglich lesbar machen lassen. Ein Handyfoto ist so eine Wiedergabe.
Die Einzelheiten regeln die GoBD, ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, zuletzt geändert am 14. Juli 2025. Die Muster-Verfahrensdokumentation von Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und Deutschem Steuerberaterverband (DStV) nennt das Fotografieren mit Smartphone oder Tablet unter Berufung auf die GoBD „mobiles Scannen“ und widmet ihm ein eigenes Kapitel. Daraus stammen die meisten praktischen Anforderungen unten.
Für das Foto auf der Baustelle gilt damit:
Das Foto zeigt den ganzen Beleg mit Name und Anschrift des Händlers, allen Positionen, Summe, Steuersatz und Datum.
Jede Zahl ist lesbar. Keine Spiegelung über dem Betrag, kein Daumen auf der Bon-Nummer.
Steht auf der Rückseite etwas, etwa eine Unterschrift, ein Gutschein mit Abzug oder ein Lieferhinweis, fotografieren Sie die Rückseite mit.
Nichts wird nachträglich verändert. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Ein retuschiertes Bild stimmt außerdem nicht mehr bildlich mit dem Original überein. Beträge im Bild retuschieren oder überkleben ist damit ausgeschlossen.
Hat die Farbe eine Bedeutung, zum Beispiel bei rot gedruckten Minusbeträgen, muss das Bild farbig sein. Bei einer Foto-App ist das nach den FAQ der Bundessteuerberaterkammer grundsätzlich durch die Grundeinstellung „Farbe“ gewährleistet.
Jeder Beleg wird genau einmal erfasst. Doppelte Fotos löschen oder markieren Sie, bevor sie zweimal gebucht werden.
Warum der Thermobon nicht bis Freitag im Handschuhfach liegt
Kassenbons aus Baumarkt und Tankstelle sind meist auf Thermopapier gedruckt, und die Schrift kann nach einigen Monaten oder Jahren verblassen. Rechnungen müssen aber über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar sein (§ 14b Abs. 1 Satz 2 in Verbindung mit § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG). Ist ein Bon verblasst, ist laut IHK Essen der Vorsteuerabzug gefährdet.
Die Verwaltung sieht für Thermopapier eine Kopie auf Papier vor; das Original müssen Sie dann nicht zusätzlich aufbewahren (Abschnitt 14b.1 Abs. 5 UStAE, so zitiert von der IHK Essen). Auch das Einscannen ist zulässig, und ein Foto, das bildlich mit dem Original übereinstimmt, ist so ein Scan. Die IHK empfiehlt, unmittelbar nach Erhalt zu kopieren oder ordnungsgemäß einzuscannen. Fotografieren Sie den Bon also, solange Sie noch an der Kasse oder im Transporter sitzen.
Belege fotografieren: Checkliste für die Baustelle
Bon glatt auf eine dunkle, ruhige Fläche legen, etwa den Deckel einer Werkzeugkiste. Heller Bon auf hellem Armaturenbrett gibt schlechte Kanten.
Licht von vorne oder von oben, Blitz aus, wenn der Bon glänzt.
Senkrecht von oben fotografieren, der ganze Beleg im Bild mit etwas Rand.
Lange Bons nicht in zwei Hälften zerlegen, die später niemand mehr zusammenbekommt. Entweder ein Bild mit ausreichender Auflösung oder die Mehrseitenfunktion der App, die beide Teile in einem Dokument ablegt.
Rückseite prüfen. Steht etwas drauf, machen Sie ein zweites Bild.
Ergebnis heranzoomen: Sind Summe, Steuersatz, Datum und Händleranschrift lesbar? Wenn nicht, noch einmal. Das Muster von BStBK und DStV sieht vor, so lange zu fotografieren, bis die Qualität stimmt.
Zuordnung festhalten: Baustelle, Kunde, wer eingekauft hat. Das gehört in den Dateinamen, ein Notizfeld oder die Buchung. Für Belege ohne Firmennamen, etwa Kleinbetragsrechnungen, sieht das Muster eine eigene Regel vor, zum Beispiel die Kennzeichnung mit dem Namen oder einer Kennnummer des Mitarbeiters.
Bild in die feste Ablage übertragen und nicht in der Handygalerie oder im Chatverlauf liegen lassen. Eine reine Ablage im Dateisystem erfüllt nach den FAQ der Bundessteuerberaterkammer die Anforderung an die Unveränderbarkeit nicht ohne zusätzliche Maßnahmen.
Papier aufheben, bis das Foto geprüft und gesichert ist.
Beispiel: Bon aus dem Baumarkt über 86,40 €
Alle Namen und Zahlen in den Beispielen sind erfunden. Ein Fliesenleger kauft am Dienstag, 10. November, um 7:20 Uhr Fugenmörtel, Silikon und Trennscheiben für die Badsanierung Becker. Der Bon trägt die Nummer 0389, Gesamtbetrag 86,40 €, Steuersatz 19 %.
Weil der Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, ist der Bon eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Ihr Firmenname muss nicht darauf stehen. Der Bon muss aber den vollständigen Namen und die Anschrift des Baumarkts zeigen, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware, Entgelt und Steuer in einer Summe und den Steuersatz. Genau diese Stellen müssen im Foto scharf sein.
Aus dem Bruttobetrag ergibt sich:
Netto: 86,40 € ÷ 1,19 = 72,61 €
Umsatzsteuer: 86,40 € − 72,61 € = 13,79 €
Der Fliesenleger fotografiert den Bon noch auf dem Parkplatz, prüft die Summe im Zoom und legt das Bild unter „2026-11-10_Baumarkt_86,40_Becker“ ab. Die Rückseite ist leer, ein zweites Bild braucht er nicht. Den Papierbon steckt er in den Monatsumschlag im Fahrzeug.
Auch die Buchung hat eine Frist. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Für unbare Geschäftsvorfälle, etwa eine Zahlung mit der Firmenkarte, nennt die IHK Wiesbaden unter Berufung auf die GoBD zehn Tage. Wer Belege erst am Monatsende aus dem Schuhkarton sortiert, sollte mit seinem Steuerberater klären, ob sein Ablauf zu diesem Rahmen passt.
Das Original wegwerfen? Nur mit Verfahrensdokumentation
Das Papier nach dem Scannen zu vernichten heißt ersetzendes Scannen. Steuerlich ist das zulässig, wenn ein Prozess nach den GoBD eingerichtet ist. Nach den FAQ der Bundessteuerberaterkammer ist das in der Regel gegeben, wenn eine Verfahrensdokumentation vorliegt und eingehalten wird. Sie beschreibt, wer fotografiert, wie geprüft wird, wohin die Bilder gehen und wann das Papier weg darf. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind davon ausgenommen und bleiben im Original (§ 147 Abs. 2 AO).
Die Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV (Version 2.1, Stand 27. Februar 2026) ist eine Vorlage, die Sie an den eigenen Betrieb anpassen. Sie muss allen bekannt sein, die Belege erfassen, also auch dem Gesellen, der mit der Firmenkarte tankt. Nach dem Muster vernichten Sie kein Papier, bevor alle beschriebenen Schritte erledigt sind; beim zentralen Scannen nennt es ausdrücklich mindestens eine abgeschlossene Datensicherung. Bewahren Mitarbeiter ihre Bons selbst auf und vernichten sie auch selbst, steigt das Risiko, dass Belege unbemerkt verloren gehen. Legen Sie deshalb fest, wer Bons sammelt und wer sie vernichten darf.
Wie lange Sie Belege überhaupt aufbewahren müssen, steht in unserem Ratgeber zu den Aufbewahrungsfristen. Dort steht auch, warum Sie Verträge und unterschriebene Abnahmeprotokolle trotz Scan im Original behalten sollten.
Sind Sie unsicher, ob Ihr Ablauf trägt, behalten Sie das Papier zusätzlich zum Foto, bis Ihre Verfahrensdokumentation steht und eingehalten wird.
Was digital ankam, wird nicht ausgedruckt
Manche Baumärkte und Großhändler schicken Rechnungen per E-Mail oder legen den Kassenbon im Kundenkonto ab. Dieser Beleg ist bereits elektronisch. Der reine Ausdruck eines Dokuments, das einmal elektronisch vorlag, genügt den GoBD nicht. Bewahren Sie die Datei so auf, wie sie gekommen ist. Einen Ausdruck können Sie zusätzlich in den Bauordner legen, als Ersatz zählt er nicht.
Auf Montage im Ausland
Nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 steht § 146 Abs. 2 AO einer Erfassung mit dem Smartphone im Ausland nicht entgegen, wenn der Beleg im Ausland entstanden ist oder dort empfangen wurde und direkt dort erfasst wird. Den Bon aus dem Baumarkt in Österreich oder Polen können Sie also auf der Baustelle fotografieren. Papierunterlagen sind nach den FAQ der Bundessteuerberaterkammer grundsätzlich im Inland aufzubewahren. Eine Ausnahme beschreiben die FAQ für Betriebe, die ihre elektronische Buchführung zulässig ins Ausland verlagert haben. Bringen Sie die Originale deshalb mit zurück. Ob Sie sie nach dem Scan vernichten dürfen, richtet sich nach Ihrer Verfahrensdokumentation.
Wichtiger Hinweis
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Er gibt den Stand von Oktober 2026 wieder. Gesetze, Rechtsprechung und Verwaltungspraxis können sich jederzeit ändern. Prüfen Sie die Angaben vor einer Entscheidung anhand der genannten Quellen oder lassen Sie sich steuerlich oder rechtlich beraten. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr.