Technische und organisatorische Maßnahmen
Stand: September 2026 · Anlage 2 zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 32 DSGVO)
Diese Übersicht beschreibt die Maßnahmen, mit denen wir die in FirmaCenter verarbeiteten Daten schützen. Sie ist Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag und wird bei wesentlichen Änderungen fortgeschrieben.
Zugangskontrolle
Jeder Zugang erfolgt über ein persönliches Konto mit eigener E-Mail-Adresse; gemeinsam genutzte Konten sind nicht vorgesehen. Passwörter werden ausschließlich als Hashwert gespeichert und sind für uns nicht lesbar. Sitzungen laufen nach Ablauf ihrer Gültigkeit automatisch ab und können vom Kontoinhaber beendet werden.
Zugriffskontrolle und Mandantentrennung
Die Trennung der Unternehmen erfolgt nicht in der Oberfläche, sondern in der Datenbank selbst: Jede Abfrage wird durch Sicherheitsregeln auf Zeilenebene (Row Level Security) auf das jeweilige Unternehmen begrenzt. Zusätzlich prüft der Server bei jedem Aufruf die Berechtigung der anfragenden Person. Dienstschlüssel mit erweiterten Rechten werden ausschließlich serverseitig verwendet und befinden sich zu keinem Zeitpunkt in der App oder im Browser. Innerhalb eines Unternehmens bestimmt die vergebene Rolle, welche Daten sichtbar sind.
Verschlüsselung
Die Übertragung erfolgt ausschließlich über TLS-verschlüsselte Verbindungen. Datenbank, Dateispeicher und Sicherungen sind beim Rechenzentrumsbetreiber im Ruhezustand verschlüsselt. Hochgeladene Dateien liegen in einem nicht öffentlichen Speicherbereich; der Zugriff ist nur über zeitlich begrenzte, personenbezogen geprüfte Links möglich.
Eingabe- und Nachvollziehbarkeitskontrolle
Datensätze führen Erstellungs- und Änderungszeitpunkt sowie die verursachende Person mit. Sicherheitsrelevante Vorgänge in der Verwaltung werden protokolliert. Ausgestellte Rechnungen sind nach dem Festschreiben inhaltlich unveränderlich; Korrekturen erfolgen über eigene Korrekturbelege.
Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit
Datenbank und Dateispeicher werden vom Rechenzentrumsbetreiber regelmäßig gesichert; die Wiederherstellung ist Teil der bei uns dokumentierten Betriebsverfahren. Die mobile App arbeitet auch ohne Netzverbindung weiter und gleicht Änderungen ab, sobald wieder eine Verbindung besteht – ein Ausfall der Verbindung führt nicht zu Datenverlust auf dem Gerät.
Belastbarkeit und Missbrauchsschutz
Öffentlich erreichbare Funktionen sind gegen automatisierte Massenanfragen abgesichert (Begrenzung der Aufrufe, Erkennung automatisierter Einsendungen). Für einzelne Schnittstellen besteht ein Notschalter, mit dem sie im Verdachtsfall sofort abgeschaltet werden können, ohne den Betrieb der übrigen Software zu unterbrechen.
Organisatorische Maßnahmen
Zugriff auf Produktivdaten haben nur die Personen, die ihn für ihre Aufgabe benötigen; sie sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Für den Austausch von Schlüsseln und Zugangsdaten sowie für das Vorgehen bei einem Sicherheitsvorfall bestehen schriftlich festgehaltene Verfahren. Änderungen an der Software durchlaufen vor der Veröffentlichung automatisierte Prüfungen.
Auftragskontrolle
Mit allen eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Welche Dienstleister das sind, wofür sie eingesetzt werden und wo sie die Daten verarbeiten, steht in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.